Od kiedy obowiązkowy KSeF?
Okazuje się, że firmy już od dłuższego czasu przygotowują się na wdrożenie rewolucji w zakresie wystawiania faktur. KSeF - od kiedy stanie się koniecznością? Warto wiedzieć, że Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy dla wszystkich firm już w 2026 roku:
- Od 1 lutego 2026 - dla podmiotów, które przekroczyły 200 mln zł obrotów w poprzednim roku
- Od 1 kwietnia 2026 - dla pozostałych podmiotów
Jeśli chodzi o najmniejszych podatników, którzy dokonują transakcji na niewielkie kwoty (do 10 tysięcy zł brutto na miesiąc), termin wdrożenia KSeF odroczono do 1 stycznia 2027 roku.
Numeracja faktur w KSeF
Kolejna ważna kwestia w zakresie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur to numer KSeF. Pamietęjmy o tym, że numer przydzielony przez KSeF nie zastępuje numeru nadawanego samodzielnie przez podatnika! Niezbędne jest zatem nadanie dokumentowi numeru - to kolejny nadany numer w ramach jednej lub więcej serii, który ma na celu identyfikować fakturę. Należy zatem numerować faktury tak, aby zapewniać ciągłość ich ewidencjonowania i umożliwić identyfikację. Co istotne, numeracja KSeF identyfikuje fakturę strukturalną w tym systemie, a nie w księgowej dokumentacji. Obligatoryjnym numerem pozostaje numer nadawany na fakturze przez podatnika. Zgodnie z przepisami, dostęp do faktury ustrukturyzowanej jest możliwy dzięki podaniu:
- Numeru identyfikującego w KSeF
- Numeru faktury
- NIP lub innego identyfikatora nabywcy towarów
- Imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy towarów
- Kwoty należności ogółem
Przepisy wskazują zatem na odróżnienie numeru identyfikującego fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur od numeru faktury nadanego przez podatnika.
Nowe zasady uwierzytelniania w KSeF
Planowane są nowe zasady uwierzytelniania w KSeF, a mianowicie certyfikat KSeF ma zastąpić tokeny. Obowiązujący aktualnie mechanizm tokenów zostanie wycofany wraz z końcem 2026 roku i zastąpiony certyfikatami, które będą wdrożone na początku 2026 roku. Jak wiadomo, obecnie dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur jest możliwy głównie przez tokeny autoryzacyjne generowane w systemie, zawierający uprawnienia typu wystawianie i przeglądanie faktur. Nowa wersja KSeF 2.0 doprowadzi do innej formy uwierzytelnienia - certyfikatu KSeF. Oba te rozwiązania będą funkcjonować równolegle do 31 grudnia 2026 roku. Po tym czasie dojdzie do wycofania tokenów, a dostęp do systemu uzyskamy poprzez certyfikaty KSeF, co oznacza, że zakończy się praktyka przypisywania dostępu do systemu na podstawie tokenu przypisanego do danego podmiotu.
Warto zauważyć, że nowe certyfikaty obowiązywać będą jedynie jako środek uwierzytelniający. Będą miały za zadanie potwierdzać tożsamość użytkownika lub systemu łączącego się z KSeF. Nie będą zatem zwierać informacji o uprawnieniach, dlatego będzie można je niezależnie przypisywać bezpośrednio w systemie. Taka propozycja zwiększa bezpieczeństwo, gdyż certyfikaty oparte będą na kryptografii asymetrycznej, co znacznie utrudni ich nieuprawnione użycie. Poza tym nowy sposób uwierzytelniania da możliwość korzystania z trybu offline - "offline24". Jak będziemy mogli uzyskać taki certyfikat? Procedura nie będzie wymagać wcześniejszego potwierdzenia tożsamości, a autoryzacja odbędzie się za pomocą profilu zaufanego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Złożenie wniosku o certyfikat będzie możliwe z użyciem komercyjnych systemów informatycznych (mających integrację z API KSeF) lub poprzez oficjalną Aplikację Podatnika KSeF. Modyfikacje w zakresie Krajowego Systemu e-Faktur są cały czas rozpatrywane i mają na celu zwiększać komfort i bezpieczeństwo użytkowników.
