Organizowanie wszelkie rodzaju wydarzeń to nie lada wyzwanie nawet dla najlepszego stratega. Dlatego właśnie nawet najlepsi muszą zawsze posiadać gotowe zaplecze wiedzy do tego, by dany event się udał. Byli jednak i tacy, którzy nie słuchali mądrych rad ekspertów i stawiali na własne, niekoniecznie zawsze nieomylne, intuicję i inwencję. Dziś skupimy się na ich błędach, by już więcej nie miały one miejsca.
We współpracy ze specjalistą z Hotelu Nadmorskiego sporządziliśmy krótką listę opisującą czego nie robić gdy chce się przygotować ciekawą i sprawnie działającą konferencję:
Źle określone cele wydarzenia
Jest granica pomiędzy tym, co odpowiednie, a tym, co niedopuszczalne. Jeśli ją zatrzemy, nasz event nie przyniesie wyczekiwanych przez nas rezultatów. Wielu organizatorów nie ustanawia z góry konkretnych celów, na jakie ma być nastawione wydarzenie, działając według zasady „jakoś to będzie”. Praktyki tego typu na dłuższą metę nie wypalają. Okazuje się bowiem, że każde wydarzenie, aby było możliwie produktywne, musi posiadać 2 główne cele (spośród takich jak: cele rozrywkowe, pobudzające, towarzyskie, szkoleniowe, motywacyjne, itp.). Dlatego już na samym początku musimy ustanowić trzon, na którym zbudujemy całość.
Trudno jest przecież wyobrazić sobie, żeby wydarzenie było jednocześnie towarzyskie, rozrywkowe, motywacyjne, szkoleniowe i podsumowujące. Nasi uczestnicy będą zdezorientowani i nie będą potrafili wynieść ostatecznie nic konstruktywnego z konferencji, na której stworzenie przecież przekazujemy spore zapasy energii oraz pieniędzy.
Brak zapasów tak zwanego czasu technicznego
Czas techniczny (inaczej nazywany operacyjnym) różni się od czasu właściwego długością i swoimi założeniami. Czas ten bowiem jest poświęcony wszelkim sprawom organizacyjnym – takim jak rejestracja uczestników wydarzenia, rozdanie broszurek informacyjnych, dostosowanie sprzętu audiowizualnego do konkretnej prezentacji, zainstalowanie prezentacji multimedialnej na komputerze, dostosowanie ostrości projektora, przedstawienie mówców czy oczekiwanie na spóźnionych Gości.
Wielu organizatorów z powodu oszczędności skraca długość czasu operacyjnego do minimum lub całkowicie z niego rezygnuje. Ten poważny błąd może skutkować jednak niedokończeniem konferencji lub niezdążeniem wygłoszenia wszystkich prezentacji. A tego chyba byśmy nie chcieli!
Rezygnacja z atrakcji i udogodnień
Jak już zostało wspomniane – niektórzy organizatorzy chcą jak najwięcej zaoszczędzić na sprawach, które oszczędności kategorycznie powinny odmawiać. Jedną z nich są atrakcje oraz udogodnienia, których obecność jest w dzisiejszych czasach obligatoryjna. I tak nie powinno się rezygnować z przerwy kawowej oraz poczęstunku, które muszą zostać uwzględnione w ulotce z programem naszego wydarzenia. Ponadto warto zadbać również o dodatkowe rozrywki – bardzo dobrze sprawdzają się różnorodne występy artystyczne, które urozmaicają wydarzenie i pozwalają naszym Gościom odsapnąć od trudnych i wymagających skupienia tematów prezentacji. Zabawny kabaret, utalentowana wokalistka czy popularny od niedawna stand-up może okazać się strzałem w dziesiątkę! Nasi uczestnicy na pewno docenią te ponadprogramowe atrakcje, a my zyskamy na wizerunku.
